10 lưu ý trong in ấn tổ chức sự kiện mà dân event nên biết

Sau vài lần phụ trách in ấn cho sự kiện, bạn phải hứng chịu bao phiền toái từ lỗi sai “ngớ ngẩn” của designer, thậm chí là mất tiền “oan” cho những lỗi sai đó. Tuy nhiên, trước khi bực tức và phân định lỗi sai này là của ai, hãy nhìn vào một thực tế rằng cả bạn và designer đang “ngồi chung trên một con thuyền”.

Vậy nên bạn hãy chú ý đế giúp designer hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra, còn chuyện ”hên xui”… tính sau. Bạn sẽ tìm thấy khá nhiều những lời khuyên hữu ích khi làm việc với designer – người luôn sát cánh với bạn thông qua những lưu ý sau đây:

1. Hệ màu của các ấn phẩm là CYKM

Có 2 hệ màu thường được sử dụng: RGB và CMYK

Phần lớn các ứng dụng đồ họa như CorelDraw, Adobe PhotoShop, Adobe Illustrator v.v… đều dùng hệ màu CMYK trong thiết kế in ấn. Do đó hãy sử dụng hệ CMYK ngay từ đầu trong thiết kế để tránh vào phút cuối mà quên chuyển từ màu RGB sang CMYK. Trong một vài trường hợp, màu sẽ bị tái khi chuyển từ RGB sang CMYK. Lúc đó phải xử lý lại, khổ lắm…

2. Độ phân giải

Trước hết, các bạn nên biết rằng hình ảnh do vô số các chấm vuông nhỏ (pixel) kết hợp lại. Số pixel trên diện tích 1 inch sẽ được gọi là dpi mà designer thường gọi là độ phân giải. VD: Độ phân giải 300 dpi nghĩa là trên 1 diện tích là 1 inch thì có 300 “thằng ô vuông” nhỏ nhỏ. Độ phân giải 72 dpi là có 72 “thằng ô vuông” trên 1 inch. Số điểm ảnh trên 1 inch càng nhiều thì ảnh càng mịn, ngược lại,càng ít thì càng bị “rổ”!

Chúng ta quan tâm đến độ phân giải vì nguồn hình ảnh trên Internet là một lợi thế khiến cho việc tìm hình ảnh trở nên đơn giản và nhanh hơn, nhưng đa phần độ phân giải của những hình ấy chỉ 72 dpi. Do độ phân giải không cao nên những hình đó chỉ thích hợp khi chúng ta muốn in hình ra với kích thước nhỏ (300×400 chẳng hạn)

3. Link (liên kết hình ảnh)

Link là một chức năng giống như Insert Image trong Microsoft Office. Chức năng này được sử dụng trong một số phần mềm thiết kế đồ họa chuyên nghiệp như Adobe Illustrator.

Ưu điểm: khi bạn sửa hình ảnh gốc (đã link) thì hình ảnh trong mẫu thiết kế cũng thay đổi theo (không cần mở và chỉnh sửa lại một lần nữa). Cũng chính vì lý do này mà khi ảnh gốc hoặc mẫu thiết kế chuyển sang 1 folder hay khi gửi sang một máy tính khác thì xem như đường dẫn bị lỗi.

Các bạn nhớ nhắc nhở cộng sự của mình ngắt link/nhúng hình ảnh (embed image) trước khi gửi file thiết kế cho bên in ấn nhé.

4. Font chữ

Font là kiểu chữ, loại chữ sử dụng trong mẫu thiết kế. Font chữ chỉ bị lỗi khi chuyển từ máy A (có loại font đó) sang máy B (không có loại font đó). Vì vậy, hãy convert font trong file thiết kế, hoặc khi gửi file phải đính kèm bộ font sử dụng trong thiết kế đó cho đơn vị in ấn.

5. Lỗi chính tả

Chẳng phải Designer không quan tâm mà vì họ “quen hơi” với mẫu thiết kế nên ít khi nhận ra. Chúng ta hãy cùng kiểm tra lỗi chính tả với các anh ấy để tránh mâu thuẫn sau đây nhé.

– Tại sao chữ “K” trong từ “kính gửi” lại không viết hoa?

– Dạ do em nhận được file text gửi thế nào, em copy paste lại y nguyên thôi ạ!

– Ơ hay, nó ở ngay đầu dòng thì phải viết hoa chứ? Chưa làm phong bì vé bao giờ à?

– Nhiều lúc em cũng không biết được ý đồ mấy anh chị content nữa, em còn bao nhiêu cái phải thiết kế, giờ phải lo chính tả nữa ạ?

Đây không phải là một câu chuyện hài. Đoạn đối thoại trên là thật 100% giữa một bạn thiết kế mà người viết quen biết. Chuyện này xảy ra khá thường xuyên khi các designer bộn bề công việc, nhất là vào những dịp cuối năm. Những lỗi ngớ ngẩn về chính tả, con số… sẽ không được designer chú ý lắm, do đó các bạn phụ trách in ấn phải hết sức tỉnh táo kiểm tra giùm các designer để tránh lãng phí in lại 1 lần nữa.

Trong câu chuyện trên, mặc dù bạn cả bạn Event và bạn Designer có đưa ra đề xuất in lại chữ “Kính gửi” và dán đè lên (phong bì màu trắng nên cũng không quá lộ) nhưng khách hàng không đồng ý và cả 2 phải chia nhau chi phí in lại 1000 phong bì vé mời cho khách.

6. Nên xuất loại file gì?

Hiện nay, việc chuyển file từ thiết kế qua đơn vị in ấn được thực hiện dễ dàng hơn nhờ một cú click chuột gửi email hoặc cop vào usb. File gửi đi in thường là file thiết kế hoàn chỉnh. Nếu thiết kế bằng inllustator thì gửi file đuôi .ai, nếu thiết kế bằng photoshop thì gửi file đuôi .psd, tương tự với các phần mềm khác như corel, 3ds max… Việc gửi file thiết kế cho nhà in sẽ đem lại sản phẩm in đạt chất lượng cao, đặc biệt là với các ấn phẩm có kích thước lớn.

7. Màu thiết kế khác nhau

Các bạn lưu ý một số điều sau:

  • Màu của mẫu thiết kế hiển thị trên màn hình mỗi máy khác nhau.
  • Màu sắc máy in phun trong công ty hoàn toàn khác so với loại được in sản phẩm.
  • Màu sắc trên máy in proof (in test) cũng khác nhau so với sản phẩm thật.
  • Ngay cả màu sắc khi in trên cùng 1 máy cũng khác nhau khi in trước, in sau. VD: Tờ in thứ 150 có thể khác so với tờ thứ 3000

Khách hàng ngạc nhiên là điều bình thường, hãy bày tỏ với họ về điều này trước. Không nên nói quá nhiều về sự hoàn hảo tuyệt đối của sản phẩm là chất lượng tốt nhất. Phần này hãy lưu ý bản in duyệt mẫu có chất lượng gần như sản phẩm thật.

Hãy soạn sẵn nội dung (chỉ cần ký duyệt) như sau trên bản in ký duyệt: “Tôi đồng ý in ấn với nội dung và mẫu thiết kế này”. Nhấn mạnh đến việc màu sắc có thể khác đi 3-5% do ảnh hưởng giấy (Đậm hơn, nhạt hơn)…Bên cạnh đó, do chất lượng in không ổn định như thế nên phải tính đến việc bù hao giấy cho những sản phẩm không đạt (phải bỏ). Ví dụ sản phẩm cuối cùng là 1000 tờ leaflet, khi in có thể bù hao 200-300 tờ, điều này còn phụ thuộc rất nhiều khi hiệu chỉnh mực in của nhà in.

8. Có nên xóa ngay file không được duyệt để tránh nhầm lẫn?

Trước khi đi đến phiên bản cuối cùng, có thể có rất nhiều phiên bản “final”, vậy có nên nhấn xút xóa các file không được duyệt ngay lập tức để tránh nhầm lẫn không? Câu trả lời là “không”! Vì rất có thể khách hàng sẽ yêu cầu lấy lại bản đầu tiên hoặc bản thứ n nào đó!

Vậy làm thế nào để quản lý được các file một cách hiệu quả và hạn chế sự nhầm lẫn? Backstage đề xuất cách lưu file theo cú pháp như sau: Tên chương trình_Tên Sản phẩm (KT)_Phiên bản_Năm tháng ngày

Lưu theo cách này sẽ có ưu điểm là các file tự động sắp xếp theo thời gian, dễ tìm, dễ quản lý… (Nếu bạn nào có cách lưu khác hữu hiệu hơn nhớ gửi về cho Backstage để cùng chia sẻ với các bạn nhé!)

9. Gửi rõ ràng các yêu cầu in ấn từng ấn phẩm cho nhà in

Trong trường hợp bạn không thể đến in trực tiếp, bạn có thể gửi email cho nhà in để họ in trước và bạn chỉ cần tới đó lấy (tùy thuộc vào mức độ thân quen của bạn với nhà in). Khi gửi email bạn cần phải đưa ra được rõ các yêu cầu như sau:

– Tổng số file cần in (trong trường hợp có rất nhiều loại file cần in ấn)

– Tên file

– Kích thước

– Chất liệu

– Số lượng

– Gia công

– Thời gian muốn lấy sản phẩm (deadline)

– Hình thức thanh toán

– Yêu cầu báo giá lại cụ thể (ngay cả khi thân quen)

10. Lưu ý khi gửi Email

Trong quá trình thiết kế để được khách hàng duyệt, sẽ có rất nhiều bản final, final1, final2, final thứ n… Designer rất dễ gửi nhầm file thiết kế chưa hoàn chỉnh. Tốt nhất, người phụ trách cần nhắc nhở designer khi gửi file in thì gửi đính kèm ảnh file thiết kế đuôi .jpg. Hạn chế việc designer gửi trực tiếp cho đơn vị in ấn hoặc nếu gửi thì phải cc cho người phụ trách để người phụ trách có thể năm được tình hình, và đơn vị in ấn có thể kiểm tra xem file thiết kế đã giống như file ảnh đã chốt hay chưa.

Do gmail giới hạn dung lượng gửi nên những tệp đính kèm lớn hơn 25MB sẽ tự động được tải lên Google Drive. Trong trường hợp như vậy bạn cần phải cấp (chia sẻ) quyền truy cập cho đơn vị in ấn. Tránh trường hợp đang ở một nơi rất xa, mạng mẽo thì chập chờn mà nhà in gọi đòi cấp quyền truy cập thì thật sự phiền phức.

Xem thêm nội dung bài viết khác:

Lưu Ý – Kinh Nghiệm Trong In Ấn Hộp Giấy Trà

Hướng dẫn quy trình in ấn hộp giấy đựng bánh chất lượng

Lưu ý khi in ấn hộp giấy đựng thức ăn nhanh mang về

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *